Aide — Espace collecte

🔑 Se connecter

1. Va sur pointage.esl22.fr/collecte et saisis ton adresse email
2. Tu reçois un email « Votre lien de connexion » : clique sur le bouton Me connecter
3. Tu arrives directement dans l'espace collecte

Il n'y a pas de mot de passe. Le lien reçu n'est utilisable qu'une seule fois et pendant un temps limité : pour une prochaine connexion, il suffit de redemander un lien.

🟩 Lire la grille des créneaux

Chaque magasin a 5 créneaux de 2 heures par jour (9h, 11h, 13h, 15h, 17h). Chaque case indique inscrits / besoin, par exemple 1/2 :

• 0/2 rouge : personne n'est inscrit
• 1/2 orange : il manque quelqu'un
• 2/2 vert : le créneau est complet

Il y a 2 bénévoles maximum par créneau (parfois 1 pour un petit magasin). Les boutons au-dessus de la grille permettent de n'afficher qu'un jour.

🏪 Référents : inscrire les bénévoles de son magasin

En tant que référent, tu ne vois que le ou les magasins qui te sont confiés.

Ajouter un bénévole

1. Clique sur la case du créneau voulu
2. Saisis son nom et prénom, son téléphone (conseillé, pour le joindre en cas d'imprévu), son email (facultatif) et, si besoin, une remarque (« vient avec sa fille »)
3. Clique sur Ajouter (ou appuie sur Entrée) : la case se met à jour

Quand le créneau est complet, le formulaire disparaît. Pour compléter ou corriger une inscription (ajouter un téléphone oublié, corriger un nom…), clique sur « Modifier » à côté du nom. Pour retirer quelqu'un, clique sur « Retirer ».

Imprimer la fiche de son magasin

Le bouton 🖨 Fiches magasins imprime une page par magasin, avec les noms, téléphones et emails par créneau et les places restant à pourvoir. Pense à détruire la feuille après la collecte.

✅ Référents : l'accord de conservation

En haut de ta page, une case te propose de garder ton adresse email et tes magasins jusqu'à la prochaine collecte (il y en a deux par an), pour être réinvité directement sans nouvelle saisie.

• Case cochée : ton accès est conservé jusqu'à la collecte suivante, où l'accord te sera redemandé
• Case non cochée : ton accès est supprimé à la clôture de cette collecte

Tu peux changer d'avis à tout moment en cochant ou décochant la case.

📊 Responsables : tableau de bord

• Les compteurs en haut donnent le nombre de créneaux vides, incomplets et complets, et les places pourvues
• Les magasins sont groupés par tournée. Chaque ligne « ▸ Tournée 2 » résume son état (places pourvues, pastilles vides / incomplets / complets) ; un clic la déplie ou la replie. « Tout déplier / Tout replier » agit sur toutes les tournées. Le pliage est mémorisé dans ton navigateur
• Les filtres permettent de n'afficher qu'un jour, ou qu'une tournée
• Un clic sur une case ouvre le créneau : noms, téléphones et emails (cliquables), ajout ou retrait d'un bénévole, et modification du besoin de ce seul créneau (0 pour le fermer)
• La page se met à jour toute seule chaque minute ; le bouton ↻ Actualiser le fait immédiatement

🏬 Responsables : Magasins & accès

Les magasins

• Ajouter : nom, commune, besoin par créneau (2, ou 1 pour un petit magasin) et n° de tournée, puis « + Ajouter ». Ses 10 créneaux sont créés automatiquement
• Modifier : le nom et la commune se corrigent en cliquant directement dessus ; le n° de tournée et le besoin aussi. Tout est enregistré en quittant le champ
• Désactiver (case « Actif » décochée) : le magasin disparaît du tableau de bord et des impressions, mais ses inscriptions et ses référents sont conservés. C'est la bonne solution pour un magasin qui ne participe pas cette fois
• Supprimer (🗑) : définitif. S'il a des référents ou des inscriptions, un avertissement les liste et il faut taper SUPPRIMER pour confirmer

Les référents

1. Saisis l'email du référent, choisis son magasin, puis « + Donner l'accès et inviter » : il reçoit aussitôt un lien de connexion
2. Pour un référent qui s'occupe de plusieurs magasins, recommence avec chaque magasin : seul le premier ajout envoie un email. Les suivants lui donnent simplement l'accès, et il verra tous ses magasins à sa connexion

À côté de chaque adresse, l'état de l'invitation :

• pas encore invité : aucun lien envoyé
• ✉ invité le… : le lien est parti, mais le référent ne l'a pas encore utilisé
• ✓ connecté le… : le référent s'est connecté, son adresse est confirmée

Et l'accord de conservation : conservé jusqu'à la prochaine collecte ou supprimé à la clôture.

Les responsables de la collecte

Le bloc « Responsables collecte » permet de donner l'accès complet à l'espace collecte à une autre adresse. Les administrateurs de l'outil de pointage sont responsables d'office.

🚚 Responsables : Tournées & chauffeurs

Chaque tournée regroupe les magasins portant son numéro. Pour chaque tournée et chaque jour, on renseigne le camion, ses 2 chauffeurs et, si besoin, un accompagnateur (champ libre, facultatif) ; l'équipage peut changer d'un jour à l'autre. Tout est enregistré automatiquement.

• Les chauffeurs proposés sont les bénévoles actifs qualifiés « Chauffeur » dans l'outil de pointage
• Un chauffeur ou un camion ne peut faire qu'une tournée par jour : la liste indique « déjà T2 » et l'outil refuse le doublon
• Chaque ligne affiche complet ou incomplet (camion + 2 chauffeurs ; l'accompagnateur n'est pas obligatoire)

🖨 Impressions

• Fiches magasins (tableau de bord) : une page par magasin, noms, téléphones et emails par créneau, places restantes
• Tournées chauffeurs (tableau de bord) : une feuille par tournée, à remettre à chaque camion : équipage, téléphones des chauffeurs, magasins à collecter avec une case à cocher par jour
• Tableau des chauffeurs (onglet Tournées & chauffeurs) : une seule feuille en paysage, une ligne par magasin regroupée par tournée : n° de tournée, magasins, localité, chauffeurs + accompagnateur de chaque jour, véhicule. Noms seulement, sans téléphones

🔒 Après la collecte : clôture et nouvelle édition

Clôturer la collecte

Dans le mois qui suit la collecte, une fois le bilan fait : onglet « Magasins & accès », bloc Édition, bouton Clôturer la collecte. Cette opération, irréversible :

• efface les noms, téléphones, emails et remarques des bénévoles inscrits, ainsi que les équipages des tournées (seul reste le nombre d'inscrits par créneau, sans nom)
• supprime les référents qui n'ont pas donné leur accord de conservation
• bloque toute nouvelle saisie

Imprime avant ce dont tu pourrais avoir besoin.

Préparer la collecte suivante

Après la clôture : bloc Édition, saisis les nouvelles dates, puis « Démarrer une nouvelle édition ». Les créneaux sont recréés ; magasins, tournées, responsables et référents conservés restent en place (ces derniers redonnent leur accord).

❓ Questions fréquentes

Je ne reçois pas le lien de connexion

Regarde dans les courriers indésirables, puis vérifie l'adresse saisie. Si elle est refusée, elle n'a pas (ou plus) d'accès : la responsable peut l'ajouter ou renvoyer l'invitation. Deux demandes très rapprochées peuvent être bloquées : attends une minute.

Je ne peux pas ajouter de bénévole sur un créneau

Le créneau est complet (2 maximum, parfois 1), ou la collecte a été clôturée. Si un bénévole s'est désisté, retire-le d'abord.

Un référent ne voit pas un de ses magasins

Il faut lui donner l'accès à chaque magasin séparément, dans « Magasins & accès ». Vérifie aussi que le magasin est bien coché « Actif ».

Un chauffeur n'apparaît pas dans la liste

Il doit être au statut actif et avoir le poste Chauffeur coché sur sa fiche dans l'outil de pointage : demande-le à un administrateur.

Mes données personnelles

Tout est expliqué dans la page Données personnelles et confidentialité.

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